Depuis des années, de nombreuses organisations, en particulier celles qui communiquent avec des collègues et des clients éloignés, dépendent de la vidéoconférence. De plus, la plupart des personnes chargées de superviser des équipes distantes ou de mettre en œuvre des politiques de travail à distance possèdent une certaine expertise en matière de vidéoconférence.

La vidéoconférence est sans aucun doute un outil utile, mais elle nécessite quelques ajustements. Comprendre comment organiser une vidéoconférence et comment ajuster les paramètres pour obtenir la meilleure expérience possible sont deux choses très différentes. Pourquoi ne pas viser l’excellence ? Avant de procéder, prenez le temps nécessaire pour déterminer quel type de visioconférence convient le mieux à votre entreprise. 

Les 7 meilleurs conseils pour les débutants virtuels

1. Appel vidéo à sec
La première chose à faire lors d’une conférence téléphonique est d’effectuer un appel vidéo à sec pour tester votre configuration avant qu’il ne commence. Vérifiez votre vitesse Internet, si le microphone fonctionne correctement, s’il est clairement audible et quel bruit de fond peut être dérangeant. Vérifiez si vous aurez besoin d’un casque ou si tout va bien sans eux. 

2. Soyez conscient de votre environnement
Si vous êtes filmé pendant l’appel, il est préférable de vérifier votre environnement avant le début de la réunion. Vérifiez les lumières et fermez la fenêtre qui pourrait produire du bruit inutile de la rue à l’extérieur. Évitez toute lumière crue et vérifiez votre arrière-plan qui sera visible sur la caméra. 

3. Connectez-vous tôt
Il serait utile de ne pas attendre le début de la réunion avant de vous connecter. Souvent, une mauvaise connexion ou des problèmes logiciels peuvent retarder la participation à une réunion. Il est préférable de tout tester avant le début de la conférence. Soyez prêt avec vos notes à vos côtés et participez immédiatement à la réunion une fois que tout le monde est connecté. 

4. N’oubliez pas d’avoir un chargeur.
Les conférences téléphoniques peuvent facilement vider la batterie de votre ordinateur portable. Il n’est pas conseillé de s’éloigner de votre écran à la recherche du chargeur après avoir reçu les avertissements de batterie. Par conséquent, assurez-vous que votre ordinateur portable est branché et sous tension lorsque vous organisez une vidéoconférence. Procurez-vous des chargeurs portables au cas où vous organiseriez une réunion en plein air.

5. Soyez bref
La vidéoconférence n’est pas différente des réunions en face à face. Par conséquent, il est préférable d’éviter les appels vidéo d’une heure, sauf si vous souhaitez que les participants consultent secrètement leurs réseaux sociaux ou leurs e-mails. Un appel de trente minutes est un moment idéal pour les petits groupes. Pour un grand groupe, il sera préférable de changer d’enceinte toutes les quelques minutes pour des résultats efficaces. 

6.Utilisez des visuels pour engager
Engagez les participants avec des présentations graphiques et visuelles intéressantes pendant la réunion. OCONNECT propose des réactions vives et un tableau blanc pratique qui peut être utilisé pour impliquer les participants. Selon une enquête, 85 % des employés américains trouvent les visuels et les graphiques plus attrayants lors de la vidéoconférence. 

7.Apprenez à utiliser le bouton Muet
Il est important de savoir comment utiliser le bouton Muet lorsque vous ne souhaitez pas que les participants entendent un bruit sans rapport venant de votre côté. Il peut s’agir d’une toux violente ou d’un bruit de circulation. Désactivez votre bouton pour ne pas créer accidentellement un moment gênant lors de votre réunion virtuelle. 

OCONNECT : votre guide de la conférence virtuelle

ONPASSIVE a créé la plateforme de vidéoconférence révolutionnaire OCONNECT. Avec une abondance de fonctionnalités, cette plateforme répond à tous les besoins contemporains et permet aux organisations d’organiser des vidéoconférences avec une commodité et une qualité inégalées. 

Les webinaires peuvent constituer une approche fantastique pour interagir avec des clients ou des consommateurs potentiels et fournir à OCONNECT des informations importantes. Un webinaire peut constituer une approche peu coûteuse et très efficace pour atteindre votre public cible et atteindre vos objectifs commerciaux s’il est bien planifié et exécuté. Ses caractéristiques uniques incluent un prompteur efficace, une minuterie impressionnante, des sons riches, une suppression adéquate du bruit, des réactions expressives et bien d’autres encore.

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Conclusion

N’oubliez pas que la pratique rend parfait, même si vous avez hâte de participer à une vidéoconférence. Une fois que vous serez habitué à être devant la caméra, vous pourrez acquérir une compétence commerciale principale. 

Reconnaître quand quelque chose ne va pas, que ce soit techniquement ou situationnellement, est toujours acceptable. Des difficultés inattendues pourraient survenir ; tout ce que vous avez à faire est de les gérer, de les reconnaître rapidement et de maintenir l’attention du public sur le point que vous essayez de faire valoir.

Les webinaires sont un excellent moyen de diffuser votre message. Ils sont faciles à configurer et vous pouvez les utiliser pour accroître la reconnaissance de votre marque ou même comme outil de vente incitative. Les webinaires sont un excellent moyen de partager votre expertise avec d’autres personnes qui vivent loin si vous ne pouvez pas assister à une session ou à un événement. 

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