Avez-vous déjà assisté à un événement difficile à surmonter ? Un moment où vous vous êtes senti épuisé ou dépassé ? Nous sommes tous passés par là, mais ce n’est pas forcément le cas. Voici une solution unique pour tous vos besoins ; voyons cela en détail.

ONPASSIVE développe la dernière plateforme de visioconférence basée sur l’IA , OCONNECT. Il s’agit d’une fonctionnalité de conférence audio et vidéo HD qui offre de la clarté pour les cours virtuels et hybrides. 

Cet outil offre un moyen plus simple et plus efficace de se connecter dans le monde virtuel. La connectivité mondiale est une demande actuelle. 

Il offre aux utilisateurs un tableau de bord qui leur permet de gérer leur utilisation des options de suivi, de participation et de discussion en réunion pour améliorer l’expérience utilisateur. Il dispose également d’une option de capture d’écran qui permet aux utilisateurs de prendre des captures d’écran et d’enregistrer ce qui est présenté sur la plateforme. Il offre une collaboration en temps réel, permettant aux utilisateurs de choisir le partage sur deux écrans, ce qui le rend plus efficace. 

Outre la parole en texte, une autre fonctionnalité importante est l’interface de programmation d’application (API) permettant de convertir avec précision la parole. Les emojis de chat fournissent une représentation visuelle de l’idée exprimée par l’utilisateur.

Cet outil dispose d’une fonction de traduction linguistique qui aide les utilisateurs de langues régionales à mieux comprendre les langues étrangères.

L’outil possède de nombreuses fonctionnalités qui simplifient la collaboration virtuelle, telles que l’ajout de participants sans restrictions, le partage sur deux écrans, l’intégration avec des liens externes, des invitations faciles et bien d’autres.

Améliore les résultats des réunions virtuelles, réduit le monde et rend la distance non pertinente en tant que contrainte.

Voyons quelques stratégies et conseils pour organiser des événements hybrides réussis avec OCONNECT.

Stratégies lors de l’hébergement d’un événement hybride

Lorsque vous organisez un événement hybride, vous devez garder à l’esprit des stratégies clés pour garantir le succès de votre événement. 

Tout d’abord, vous devez vous assurer que votre site est équipé pour accueillir des participants en personne et virtuels. Cela signifie disposer de suffisamment d’espace pour les deux groupes et garantir que votre configuration audiovisuelle peut accueillir à la fois les téléspectateurs en direct et en streaming.

Une autre stratégie clé consiste à promouvoir votre événement auprès du public local et en ligne. De cette façon, davantage de participants pourraient venir. Vos annonces et publications en ligne doivent clairement indiquer que votre événement se déroule en personne et en ligne. Cela signifie que n’importe qui peut adhérer, où qu’il se trouve. En précisant cela, les gens savent qu’ils peuvent y assister, même s’ils ne peuvent pas y être physiquement.

Vous pourrez toucher un grand nombre de participants potentiels grâce à cette approche. Assurez-vous que votre matériel marketing, y compris les publications sur votre site Web et sur les réseaux sociaux, 

Enfin, lorsque vient le temps d’organiser votre événement hybride, il y a quelques points à retenir. Tout d’abord, commencez par souhaiter la bienvenue à tous les participants, qu’ils soient en personne ou virtuellement. Ensuite, donnez un bref aperçu de l’ordre du jour et du déroulement de la journée. Assurez-vous d’indiquer quand il y aura des opportunités de réseautage et de questions-réponses afin que chacun sache quand il peut participer à la conversation, quel que soit son emplacement.

En suivant ces stratégies simples, vous pouvez organiser un événement hybride réussi qui maintient tous les participants engagés et connectés.

Conseils pour réussir votre événement hybride

Planifier et organiser un événement hybride réussi nécessite un examen attentif des éléments en personne et en ligne. Voici quelques conseils pour vous aider à réussir votre événement hybride avec OCONNECT : 

1- Définissez vos objectifs :  sachez ce que vous souhaitez réaliser avec votre événement. Planifiez tout en fonction de ces objectifs.

2- Comprenez votre public :  pensez à qui vous souhaitez assister. Réfléchissez à ce dont ils ont besoin et à leurs attentes. Adaptez votre événement à leurs intérêts.

3- Créez du contenu passionnant :  assurez-vous que tout votre contenu en ligne, comme sur votre site Web ou sur vos réseaux sociaux, est intéressant et pertinent. Cela suscitera l’enthousiasme des gens pour votre événement et leur donnera envie d’y participer.

4- Commencez la promotion tôt :  faites connaître votre événement bien avant qu’il n’ait lieu. Utilisez les e-mails, les réseaux sociaux et même les méthodes traditionnelles comme les dépliants pour toucher les gens.

5- Inscription facile :  accordez aux gens suffisamment de temps pour s’inscrire. Rendez le processus d’inscription simple et clair, à la fois en ligne et hors ligne.

6- Préparez-vous aux problèmes techniques :  les événements en direct peuvent rencontrer des problèmes techniques. Préparez un plan de sauvegarde, juste au cas où.

Que devriez-vous faire différemment ?

Il y a quelques étapes essentielles à suivre pour faire de votre événement hybride un succès. La première chose est de déterminer exactement ce que vous souhaitez réaliser avec l’événement. Connaître vos objectifs vous aide à mieux planifier. 

Ensuite, choisissez le bon endroit pour l’héberger. L’emplacement doit être suffisamment grand pour accueillir à la fois les personnes présentes en personne et celles qui se joignent en ligne. Assurez-vous également que le lieu dispose d’une bonne connexion Internet afin que tout le monde puisse participer sans problème. Bien maîtriser ces bases ouvre la voie à un événement réussi, à la fois pour les personnes présentes dans la salle et pour celles qui se connectent en ligne. 

Enfin, il est essentiel que vous promouviez efficacement votre événement hybride. Faites connaître votre événement dès le début afin que tout le monde puisse marquer son calendrier. Utilisez les réseaux sociaux et les plateformes en ligne pour toucher autant de personnes que possible. Une promotion appropriée aide à attirer des participants en personne et en ligne, faisant ainsi de votre événement hybride un succès. 

Comment créer des espaces événementiels parfaits ?

La création d’un espace événementiel approprié est essentielle au succès d’un événement hybride où les participants en personne et en ligne sont engagés. Décomposons les éléments essentiels pour une expérience fluide.

• Taille de l’espace et nombre d’invités :

Tenez compte de la taille de votre salle par rapport au nombre de participants. Si vous vous attendez à une foule nombreuse, assurez-vous que l’espace est suffisamment spacieux pour que tout le monde puisse se déplacer confortablement. Planifiez également des séances en petits groupes ou des événements plus petits au sein de votre événement principal et allouez un espace adéquat pour ces activités.

• Définition de l’ambiance :

Décidez de l’atmosphère que vous souhaitez créer. Envisagez-vous une ambiance formelle ou décontractée ? Doit-il être intime ou expansif ? Pensez à l’énergie que vous souhaitez – vive ou détendue. Alignez l’atmosphère avec le thème et l’objectif général de votre événement.

• Attention au détail:

Concentrez-vous sur la logistique pour garantir une expérience fluide. Un éclairage adéquat est essentiel pour la visibilité et la création de la bonne ambiance. Assurez-vous que des systèmes audio sont en place pour que tout le monde puisse entendre clairement, qu’il soit présent en personne ou en ligne. L’équipement audiovisuel doit être fonctionnel et accessible. Envisagez l’emplacement d’écrans pour que les participants en ligne puissent visualiser efficacement les présentations. Rendez tout facilement accessible aux clients et au personnel afin d’éviter toute perturbation.

• Confort et accessibilité :

Le confort est la clé. Prévoyez suffisamment de sièges et assurez-vous qu’ils sont disposés de manière à encourager l’interaction. S’il y a différentes zones dans l’espace événementiel, marquez-les clairement afin que les participants puissent s’y retrouver facilement. Pensez à l’accessibilité pour les personnes handicapées, en veillant à ce que des rampes ou des ascenseurs soient disponibles là où c’est nécessaire.

• Mesures d’hygiène et de sécurité :

Surtout dans le monde d’aujourd’hui, donnez la priorité à l’hygiène et à la sécurité. Placez des stations de désinfection des mains stratégiquement. Mettez en œuvre des mesures de distanciation sociale, notamment des sièges espacés. Nettoyez et désinfectez régulièrement les surfaces fréquemment touchées.

• Zones d’engagement :

Pensez à créer des zones spécifiques au sein de votre espace événementiel. Par exemple, disposez d’un espace de réseautage avec des sièges confortables et des rafraîchissements où les participants peuvent se mêler. Installez des stands ou des affichages interactifs pour l’engagement. Désignez des zones pour les conférenciers ou les présentateurs, en vous assurant qu’ils disposent de tout l’équipement nécessaire pour leurs sessions.

• Flexibilité dans la conception :

Planifiez l’aménagement de votre espace événementiel en gardant à l’esprit la flexibilité. Envisagez des meubles mobiles et des configurations modulaires qui peuvent être ajustées en fonction du déroulement de l’événement et des interactions des participants.

• Tests et répétitions :

Avant l’événement, effectuez des tests approfondis de tous les équipements, y compris les systèmes audio, l’éclairage et les configurations audiovisuelles. Répétez différents scénarios pour vous assurer que tout se passe bien pendant l’événement lui-même.

Conclusion

Voilà! Voici quelques stratégies de pointe et un guide détaillé pour organiser des événements hybrides réussis. En suivant ces conseils, vous pouvez être assuré que votre événement réussira quel que soit le format que vous choisirez. Alors qu’est-ce que tu attends? Planifiez et faites de votre prochain événement un événement hybride avec OCONNECT. 

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